In analiza urmatoare, un SRL X care are obiect de activitate realizarea de constructii pe intreg teritoriul national doreste sa transmita bani pe card salariatilor care lucreaza in diverse locatii, pentru aprovizionarea cu materiale de constructii necesare realizarii lucrarilor firmei.
Acest carduri pe care se doreste transmiterea banilor apartin firmei X, cu nominalizarea fiecarui salariat care foloseste cardul, avand acelasi cont bancar apartinand firmei X.
Stabilim astfel daca se poate face transfer bancar din contul curent al firmei in contul de card al firmei, banii urmand a fi utilizati de angajatii societatii, posesori de card, in vederea desfasurarii activitatii curente a firmei.
Se precizeaza ca banii vor fi utilizati de salariati atat pentru plati cu cardul, cat si pentru plati cu numerar (banii fiind intai retrasi si apoi utilizati). Totodata, vom vedea ce inregistrari contabile trebuie efectuate si daca este corecta aceasta procedura de utilizare a banilor.
In plus, stabilim ce documente justificative trebuie aduse de salariatii care folosesc cardurile si ce implicatii fiscale apar in aceasta privinta.
Inregistrarea in contabilitate a operatiunilor efectuate cu cardul se realizeaza in baza prevederilor Ordinului ministrului finantelor publice nr. 3055/2009 pentru aprobarea reglementarilor contabile conforme cu directivele europene.
Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a achizitiilor efectuate sunt: Factura fiscala, bonul fiscal, extrasul de cont pentru contul care are atasat cardul, bonul emis de bancomat sau de furnizor care atesta retragerea de numerar sau plata cu cardul.
Operatiunile se inregistreaza la data tranzactiei.
Cardurile pot fi carduri de debit atasate unui cont curent bancar, sau carduri de credit, acestea fiind asimilate unui credit acordat de banca.
Platile efectuate cu cardul sunt plati efectuate din contul bancar. Pentru evidentierea operatiunilor derulate prin contul de card se folseste ca si cont intermediar contul 5125 „Sume in curs de decontare”, avand in vedere ca intre data platii efective si data la care apare plata in extrasul de cont poate exista un decalaj de cateva zile din cauza circuitului bancar. Pentru platile efectuate prin card se utilizeaza contul 542.